Vadovų nuotoliu komunikacija: žinių strategija ir informacinė sistema

Vadovu nuotoliu komunikacija

Veiksmų, uždavinių planavimas vadyboje yra visada svarbus, o dirbant nuotoliu, jo reikšmė dar labiau išauga. Taip pat ir mūsų naudojamų darbo įrankių bei sistemų, kuriomis perduodame informaciją bei žinias. Kaip bus įgyvendama strategija ir palaikomos bei tikslingai naudojamos sistemos, ženkliai priklauso nuo vadovų gebėjimo perteikti to reikšmę.

Priminsiu, jog pirmajame vadovų nuotoliu komunikacijai skirto ciklo straipsnyje buvo aptarta, kokių naujų iššūkių komunikacijos dimensijoje dirbant nuotoliu vadovams kyla problemų sprendimo ir įsitraukimo didinimo srityje. Antrajame kalbėta apie vadovų uždavinius komunikacijoje mokymosi kultūros ir komandinio darbo aspektu. Trečiame straipsnyje aptarta, kaip vadovų komunikacijos svarba koreliuoja su darbuotojų proaktyvumu ir paprasta organizacine sistema. Ketvirtojoje dalyje trumpai palietėme temą apie organizacijos žinias. Penktojoje dalyje kalbėjome apie tai, kaip vadovai prisideda prie sklandžios komunikacijos užtikrinimo, rūpindamiesi darbuotojų kompetencijų plėtra.

Šioje, paskutinėje ciklo dalyje aptarsime dvi žinių valdymo veiksnių grupes: inovatyvią žinių strategiją ir informacinę sistemą, bei koki yra vadovų komunikacijos įtaka šiems veiksniams.

Inovatyvi žinių ir komunikacijos strategija

Moksliniuose straipsniuose akcentuojama, kad virtualios komandos yra dinamiškesnės nei tradicinės, tad jose gali būti sugeneruojama ir daugiau informacijos bei žinių. Labai svarbu, kad nutolę darbuotojai gautų vieningas žinias. Tad strategijos sukūrimo ir įgyvendinimo reikšmė dirbant nuotoliu dar labiau išauga: be jos, arba bent jau aiškių susitarimų, procesų aprašų rinkinio, vieningo bei efektyvaus darbuotojų informavimo pasiekti yra beveik neįmanoma.

Taigi kiekviena organizacija turėtų būti suinteresuota, kad būtų sukurta ir įgyvendinama strategija, numatanti būdus, kaip joje kuriamos ir panaudojamos žinios. Strategija įgalina organizaciją identifikuoti, kurti, perduoti, saugoti, optimizuoti ir efektyviai pritaikyti turimas žinias. Ši strategija turėtų apimti žinių valdymo procesus, kultūrą, mokymąsi, informacines technologijas ir informacines sistemas.

Informacinė sistema dirbant nuotoliu

Strategijos ir sistemų kūrimas bei technologijų parinkimas yra tarpusavyje neatsiejamos sklandaus žinių valdymo, tad ir komunikacijos, dalys. Reikšmingi yra įrankiai, kuriuose išsaugomi dokumentai ir kitokios formos išreikštos žinios, taip pat kuriais bendraujama ir bendradarbiaujama tarp darbuotojų. Organizacijai diegiant nutolusias darbo vietas, šie įrankiai turi būti pritaikyti darbui nuotoliu.

Naudodamiesi tokiomis technologijomis, kaip intranetas, žinias galime pasiekti tuoj pat, valdyti ir vykdyti užduotis, patalpinti daug informacijos ir ją pristatyti kitiems. Dirbant nuotoliu tai itin svarbu. Virtualus darbas apskritai yra įmanomas tik dėl pažangių technologijų, todėl kritiškai svarbu įvertinti:

  • kaip technologijos užtikrins sklandų nuotolinį darbą,
  • visus technologinius iššūkius ir galimybes, atsirandančias diegiant nutolusias darbo vietas,
  • kiek viskam reikės investicijų.

Dirbant nuotoliu, žmonėms turi būti įrengtos tokios pat darbo vietos, kaip ir įprastinėse biuro patalpose. Taip pat būtina atsižvelgti į specifinius darbuotojų poreikius, profesijos ypatybes (pavyzdžiui, kai kurie darbai daug produktyviau atliekami naudojantis dviem ekranais).

Interneto sparta dabar jau beveik niekada nebėra trukdis. Vis dėlto svarbu pagalvoti ir apie tai, jog vien interneto neužtenka: bendradarbiams turi būti užtikrinta / suteikta patogi prieiga prie kitų darbuotojų kuriamų žinių, dokumentų, taip pat prie bendradarbiavimą užtikrinančių įrankių. Dirbant nuotoliu, reikia užtikrinti geriausias įmanomas technologijas komunikacijai – nuo to labai priklauso, kiek linkę darbuotojai bus jomis naudotis ir taip prisidėti prie organizacijos komunikacijos vystymo.

Nuotoliniame darbe kurti, keisti, peržiūrėti svarbią informaciją, apsikeisti nuomonėmis, diskutuoti, priimti sprendimus dažniausiai pasitelkiami:

  • kompiuteriai;
  • telefonai;
  • internetas;
  • bendradarbiavimo platformos (jeigu reikalinga informacinė integracija);
  • intranetas;
  • bendros žinių saugyklos;
  • el. paštas;
  • ekstranetas;
  • duomenų bazės;
  • pokalbių programėlės;
  • videokonferencijos;
  • interaktyvios lentos.

Paprastai ne visiems darbuotojams reikia visų sistemų funkcijų – jos turi būti sukurtos tikslingai ir be reikalo neapkrauti darbuotojų. Dirbant virtualiai svarbu ir tai, kad visi procesai, taip pat ir liečiantys klientų aptarnavimą, būtų visiškai skaitmenizuoti. Pavyzdžiui, reikia atsisakyti popierinių sąskaitų, sutarčių, grafikų, planų ir pan.

Pradėję dirbti nuotoliu, organizacijos tampa labiau pažeidžiamos kibernetinio saugumo prasme: darbuotojai darbui naudoja savo technologinius įrankius, tinklus, nuotolinio prisijungimo technologijas, dokumentais dalijasi per pokalbių programėles ir pan. Nuotoliu dirbantiems bendradarbiams tenka dalytis įvairiais dokumentais, kuriuose būna konfidencialios informacijos. Keli uždaviniai, padedantys padidinti saugumą, yra:

  • Vidinis reglamentavimas, kad konfidencialios informacijos turinčius dokumentus internetu galima perduoti tik tuo atveju, jeigu turimos technologijos ir interneto prieiga užtikrina visišką saugumą;
  • Užtikrinimas, kad darbuotojai naudojamose priemonėse turi naujausią apsaugą nuo virusų ir kitų grėsmių;
  • Saugus stiprus VPT (virtualus privatus tinklas, angliškai VPN);
  • Nuolatinis darbuotojų edukavimas dėl dokumentų dalijimosi ir kitų IT grėsmių, technologijų saugumo reikalavimų mokymai.

Reikėtų turėti omenyje ir tai, kad darbovietėse didesnės naujovės neretai būna sutinkamos priešiškai, ir tai taip pat reikia numatyti diegiant nutolusias darbo vietas. Kai kurie žmonės netgi yra technofobiški, turi negatyvios su technologijų naudojimu susijusios patirties. Dėl šios priežasties dar svarbiau, kad parenkamos technologijos būtų kuo draugiškesnės vartotojams. Organizacijose reikia sukurtu ir aiškiai iškomunikuoti savo technologijų naudojimo privatumo politiką bei griežtai jos laikytis, kitaip dalis žmonių gali jausti nepasitikėjimą, įtarti esantys sekami.

Visais atvejais darbuotojams turi būti užtikrinti mokymai, kurie paruoštų darbui su naujomis komunikacijos ir informacinėmis technologijomis, taip pat nuolatinė pagalba jos prireikus. Darbuotojai turėtų būti drąsinami aiškintis, klausti ir spręsti kylančias technologijų problemas, kad darbai vyktų sklandžiai.

Apibendrinant, užtikrinant sklandų informacinės sistemos vystymą dirbant nuotoliu, svarbūs tokie elementai, kaip visų reikiamų technologijų darbuotojams suteikimas, užtikrinant komfortišką darbą iš namų, technologijų „draugiškumas“ vartotojui, visų procesų skaitmenizavimas, technologijų saugumo užtikrinimas, darbuotojų skatinimas kreiptis spręsti IT problemas ir nuolatinis informavimas apie technologijų naudojimo saugumo reikalavimus.

Klausimai savikontrolei

Jeigu norite įsivertinti, ar Jums kaip vadovui komunikacijos strategijos ir informacinės sistemos veiksnių kategorijoje sekasi neblogai, atsakykite sau į šiuos klausimus:

  • Ar organizacijoje yra sukurta ir įgyvendinama komunikacijos ir žinių valdymo strategija? Jeigu ne, ar galėčiau tai inicijuoti? Jeigu taip, ar ją reikėtų atnaujinti, modernizuoti, pritaikyti besikeičiantiems darbuotojų poreikiams bei lūkesčiams?
  • Ar galėčiau teigti, kad mano komanda gauna vieningas visai organizacijai žinias? Jeigu ne, ką galėčiau padaryti, kad taip būtų?
  • Kokius technologinius įrankius / priemones naudojame ir kaip įsitikinu, kad jie patenkina visų darbuotojų poreikius, užtikrina efektyvų darbą?
  • Kaip užtikrinu, kad darbuotojai turėtų jų darbui tinkamiausias, paprastas naudoti technologijas?
  • Kaip įsitikinu, kad visiems darbuotojams yra aišku, kaip naudotis darbui reikalingomis technologijomis?
  • Ar darbuotojams numatyti, sukurti reikiami mokymai, instrukcijos?
  • Kokių kibernetinio saugumo taisyklių laikomasi mano komandoje / organizacijoje? Ką dar reikėtų įdiegti, siekiant didesnio saugumo?
  • Ar turime technologijų naudojimo privatumo politiką, ar ji yra aiški ir lengvai pasiekiama visiems darbuotojams? Jeigu ne, kaip galėčiau tai užtikrinti?
  • Kaip mano komandoje / organizacijoje žmonės drąsinami spręsti kylančius technologinius iššūkius?
  • Ar žmonėms yra prieinama technologinė pagalba, kai jos prireikia?
  • Kokie procesai dar nėra skaitmenizuoti, ir kaip būtų galima tai padaryti?

REKOMENDACIJA: šį klausimyną organizacijos gali adaptuoti savo vadovų apklausoms, pritaikydamos skales, atvirų atsakymų formą arba atsakymų variantus. Klausimynai buvo ir ankstesniuose ciklo straipsniuose. Galite iš jų surinkti pilną, išsamų klausimyną. Rezultatai turėtų būti įdomūs ir labai naudingi.

Neužilgo bus publikuotas susistemintas leidinys apie vadovų nuotoliu komunikaciją. Sekite „Darnią komunikaciją“:

Rūta Grigolytė / komunikacija, žinių valdyas ir lyderystė

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: