Daugeliui organizacijų pradėjus dirbti nuotoliu arba mišriai, tapo svarbūs du aspektai. Pirma, kiek proaktyvūs yra darbuotojai siekiant, kad visi „sėdėtų toje pačioje valtyje“, tai yra, kad visi turėtų bendrą vieningą informaciją ir užduotis atliktų laiku bei tinkamai. Antra, kiek paprasta yra organizacijos struktūra, tai yra, ar joje yra kiek įmanoma mažiau derinimo grandžių ir sprendimus galima priimti greitai.
Pirmajame vadovų nuotoliu komunikacijai skirto ciklo straipsnyje buvo aptarta, kokių naujų iššūkių komunikacijos dimensijoje dirbant nuotoliu vadovams kyla problemų sprendimo ir įsitraukimo didinimo srityje. Antrajame kalbėta apie vadovų uždavinius komunikacijos aspektu mokymosi kultūros ir komandinio darbo aspektu. Šioje dalyje kalbėsime, kaip vadovų komunikacijos svarba koreliuoja su darbuotojų proaktyvumu ir paprasta organizacine sistema.
Darbuotojų autonomija
Mokslinėje literatūroje yra akcentuojama, kad efektyviam organizacijos žinių, intelektinio kapitalo valdymui labai svarbi darbuotojų autonomija, paprasta organizacinė struktūra, lemianti, kad darbuotojai lengviau sprendžia problemas ir dalyvauja visuose žinių valdymo procesuose.
Nuotoliu dirbančios komandos darbo sėkmė labai priklauso nuo vadovų galimybių joms vadovauti. Tam, kad vadovai galėtų sklandžiai dirbti su nutolusiais darbuotojais, jie turi turėti tam reikiamus įrankius, dalytis patirtimi ir fiksuoti gerąsias patirtis, aiškintis kylančius komunikacijos iššūkius ir nustatyti, kokie procesai užtikrina sklandžią komunikaciją bei užduočių atlikimą. Beje, organizacijų patirtis rodo, jog dirbant nuotoliu vadovai turi galimybę internetu įsitraukti į daugiau susitikimų, kuriuose gyvai nebūtų dalyvavę. Dėl to pagreitėja kai kurie procesai. Tai reikėtų išnaudoti kaip privalumą.
Žinoma, norint, kad darbuotojai įsitrauktų į komunikacijos ir žinių valdymo procesus, reikia jiems suteikti laisvę tai daryti ir prisiimti už šiuos procesus daugiau atsakomybės. Kai kurios organizacijos yra nelinkusios suteikti tokios laisvės, tad darbuotojų noras prisidėti prie efektyvumą didinančių komunikacijos veiksmų smunka arba nė neužsimezga. Būtina atminti, kad, kaip rodo tyrimai, nuotoliu dirbančius intelektinės srities darbuotojus įkvepia profesinis pasididžiavimas, individualus suinteresuotumas, vadovavimo logika, kūrybiškumas ir galimybė saviraiškai darbe.
Norint, kad darbuotojai būtų proaktyvūs, svarbu ir suteikti jiems galimybę lanksčiau planuotis savo darbus bei darbo laiką. Reikia mokėti įvertinti, kad kūrybiškesniam darbui ir požiūriui reikia papildomo laiko, ne vien tik pačios užduoties vykdymo laiko, ir nepamiršti jo numatyti. Turi būti skirta laiko dalijimuisi žiniomis, apmąstymams ir refleksijoms, informacijos paieškai, manipuliacijai ja, rašymui, kaip ir funkciniams darbams. Rašant, analizuojant, planuojant labai svarbus nepertraukinėjamas darbo laikas, o dirbant iš namų tam gali būti geriausios sąlygos, Jeigu darbai planuojami taip, kad laiko yra tik techniniam užduočių atlikimui, tuomet kūrybiškų sprendimų ir produktyvumo didėjimo tikėtis neverta.
Paprasta organizacijos struktūra
Reikšmingas veiksnys virtualių komandų darbui yra ir organizacijos „plokštėjimas“, kai sprendimų priėmimas nuleidžiamas į žemesnį lygį, sumažinant kelių lygių valdymo poreikį, tai yra mažėja centralizacija, nyksta hierarchinė valdymo struktūra. Dirbant nuotoliu ypač svarbu, kad komunikacijos grandinės būtų kuo trumpesnės ir paprastesnės, nes laiškais ir kitomis technologijomis perduodama informacija paprastai įvertinama ir galutinį rezultatą ilgiau, nei bendraujant gyvai.
Apibendrinant, siekiant darbuotojų proaktyvumo, iš vadovų pusės yra svarbus gerosios patirties fiksavimas, komunikacijos procesų tobulinimas, suteikiamas pakankamas laikas dalijimuisi žiniomis, apmąstymams, informacijos paieškai, manipuliacijai ja, rašymui ir funkciniams darbams, taip pat darbuotojams suteikiama galimybė prisiimti atsakomybę už komunikacijos procesus, mažesnė centralizacija.
Klausimai savikontrolei
Jeigu norite įsivertinti, ar Jums kaip vadovui proaktyvumo ir paprastos organizacinės struktūros srityje sekasi neblogai, atsakykite sau į šiuos klausimus:
REKOMENDACIJA: šį klausimyną organizacijos gali adaptuoti savo vadovų apklausoms, pritaikydamos skales, atvirų atsakymų formą arba atsakymų variantus. Klausimynai buvo ir ankstesniuose ciklo straipsniuose. Galite palaukti kitų ciklo dalių ir surinkti pilną, išsamų klausimyną. Rezultatai turėtų būti įdomūs ir labai naudingi.
- Kaip vertinate turimus komunikacijos įrankius? Ar fiksuojate gerąją patirtį ir ja dalijatės su darbuotojais?
- Kaip dažnai aiškinatės kylančius komunikacijos iššūkius? Ar fiksuojate su darbuotojais išmoktas pamokas?
- Ar su kolektyvu pastebite ir užfiksuojate, kokie procesai ar veiklos užtikrina sklandžią komunikaciją bei užduočių atlikimą?
- Ar pastebėjote, kad internetu galite sudalyvauti daugiau darbuotojams reikšmingų susitikimų? Kaip išnaudojate tai savo komunikacijai stiprinti?
- Kiek linkęs esate suteikti darbuotojams laisvę prisiimti atsakomybę už komunikacijos procesų tobulinimą?
- Kiek linkęs esate suteikti darbuotojams laisvę planuoti savo užduočių atlikimo laiką? Ar numatote, kad užduotims atlikti reikia ir papildomo laiko kūrybiškesniems sprendimams, informacijos paieškai, analizei ir pan.?
- Ar dirbant nuotoliu organizacijos struktūra tapo plokštesnė, sprendimų priėmimas deleguotas į žemesnį lygį?
- Kiek sudėtingas yra sprendimų priėmimas, patvirtinimas, derinimų procesai? Ką galite padaryti, kad jie taptų paprastesni?
Norite daugiau sužinoti apie darnų darbą nuotoliu, vidinės komunikacijos strategijos rengimą? Susisiekime dėl mokymų arba konsultacijos!
Rūta Grigolytė-Linkevičienė, komunikacijos konsultantė
