Parengti išorinės komunikacijos strategiją nėra nei lengva, nei labai sunku – svarbu rasti bendrą kalbą tarp kūrybinių impulsų ir vadybos principų. Komunikacijos strategija padeda pažvelgti į organizacijos įvaizdžio kūrimą tarsi iš toliau, iš paukščio skrydžio, pamatyti, kaip lengviau ir su mažesnėmis išlaidomis pasiekti organizacijos tikslų. Ir žinoma, kaip ir bet kokia strategija, komunikacijos strategija turi būti gyva – negalima jos pasirašyti ir pasidėti į stalčių. Ji turi būti nuolat atnaujinama pagal besikeičiančią aplinkos ir organizacijos situaciją. Ja reikia iš tiesų vadovautis, naudotis jos principais bendradarbiaujant su kitais organizacijos skyriais.
Pirmasis strategijos rengimo etapas yra situacijos analizė. Skirtingi autoriai gali skirtingai grupuoti strateginio plano elementus. Aš apie tikslus, auditoriją, pagrindines žinutes kalbėsiu kituose straipsniuose. Situacijos analizei priskiriu elementus, kuriuos būtina aptarti komunikacijos specialistui ir organizacijos vadovams, kad ateityje kiltų kaip įmanoma mažiau nesusipratimų, o darbai vyktų kaip įmanoma sklandžiau.
Taigi šį kartą – apie situacijos analizę ir iš ko ji galėtų susidaryti. Situacijos analizę turėtų rengti komunikacijos specialistas, vertindamas visą viešai prieinamą informaciją apie organizaciją, taip pat gaudamas papildomą reikalingą informaciją iš pačios organizacijos.
Komunikacijos prioritetai ir tikslai
Kiekvieno organizacijos struktūrinio padalinio strateginiai tikslai turi būti tiesiogiai susiję su visos organizacijos strateginiais tikslais, taip pat ir komunikacijos strategijos. Pavyzdžiui, jeigu organizacijos vienas iš strateginių tikslų yra kurti gerą darbdavio įvaizdį, komunikacijos vienas iš strateginių tikslų turėtų padėti tai daryti. Komunikacijos strategijos tikslai negali atsirasti tarsi „iš dangaus“. Tikslai taip pat turi būti aiškūs, pamatuojami, įgyvendinami (realistiški), turėti numatytus įgyvendinimo terminus.
Organizacijos identitetas
Tai apima tokius elementus, kaip organizacijos logotipas ir jo leistinos variacijos, naudojamos spalvos, šriftai, šūkiai, iškabos, nuotraukos, uniformos, komunikacijos tonas, reklamos, elektroninio pašto parašai, biuro lokacija ir įrengimas ir pan. Reikia sukaupti visą šią informaciją, įvertinti, ar esama situacija tenkina, ar kažkuriuos elementus reikėtų keisti.
Svetainės analizė
Tai gali būti laikoma organizacijos identiteto dalimi, bet verta detalios analizės. Reikėtų išanalizuoti, kokia yra svetainės tekstų kokybė, jos efektyvumas SEO atžvilgiu, ar joje naudojamos tinkamos spalvos ir nuotraukos, kiti vizualai, ar svetainės išdėstymas yra patogus lankytojams, logiškas, ar ne per daug puslapių. Nekokybiškiems elementams reikia numatyti pokyčius.
Komunikacijos priemonių auditas
Kokiais ištekliais gali naudotis komunikacijos specialistai, o kokių reikės įsigyti? Tokie ištekliai gali būti nuotraukų bazės, dizaino ir kiti įrankiai, fotografai, tekstų kūrėjai, socialinių tinklų rinkodarininkai, mokėjimo kortelės reklamai socialiniuose tinkluose pirkti, skaitmeniniai komunikacijos planavimo ir derinimo įrankiai ir pan.
Socialinių tinklų analizė
Atliekant analizę reikėtų užfiksuoti kiekvieno naudojamo socialinio tinklo paskyros sekėjų skaičių, esamą auditoriją, kada kuriami įrašai, kada leidžiamos reklamos. Šie duomenys bus naudingi vėliau stebint pokyčius. Reikėtų įvertinti įrašų teksto kokybę, vizualų atitikimą organizacijos identitetui, užfiksuoti, kokiose grupėse dalyvaujama, kokia yra profilių struktūra („tabs“ išdėstymas), ar reikia šiose srityse pokyčių.
Konkurentų komunikacijos analizė
Peržiūrint visus viešai prieinamus šaltinius (svetainės, „Google“ pozicijos, socialiniai tinklai, reklamos ir pan.) reikėtų apžvelgti ir įvertinti artimiausių konkurentų naudojamas komunikacijos priemones, stilių, kanalus.
Komunikacijos SWOT analizė
Iš turimos informacijos ir visų aukščiau minėtų analizės elementų galima sudaryti lentelę nurodant organizacijos išorinės komunikacijos srities stiprybes, silpnybes, galimybes ir grėsmes.
Norite apie komunikacijos strategijos rengimą sužinoti daugiau? Susisiekime dėl mokymų arba konsultacijos!
Rūta Grigolytė-Linkevičienė, komunikacijos konsultantė
