Tęsiu straipsnių ciklą apie organizacijų pasirengimą pereiti į darbo nuotoliu režimą. Kodėl apie tai kalbu, kokias organizacijas tai liečia, ir kokiais šaltiniais remiuosi, rasite pirmojoje straipsnių ciklo dalyje. O dabar aptarkime pirmąsias sritis, kuriose organizacijoms kyla iššūkiai ir į kurias reikia atsižvelgti darant strateginį pokytį ir organizacijai diegiant nutolusias darbo vietas.
Teisinė darbo nuotoliu bazė
Organizacijoje dar tik rengiantis diegti nutolusias darbo vietas, reikia susipažinti su atitinkamomis teisės aktų normomis. Šiuo atveju pirminis teisės aktas būtų Lietuvos Respublikos darbo kodeksas, ir konkrečiai 52 straipsnis. Taip pat susijęs teisės aktas – Lietuvos Respublikos darbuotojų saugos ir sveikatos įstatymas.
Darbo kodekse, be kitų dalykų, numatyta, kad „dirbti nuotoliniu būdu skiriama darbuotojo prašymu arba šalių susitarimu. Darbuotojo atsisakymas dirbti nuotoliniu būdu negali būti teisėta priežastis nutraukti darbo sutartįar pakeisti darbo sąlygas“. Tam tikros sąlygos numatytos pažeidžiamoms darbuotojų grupėms. Taip pat numatyta, kad skiriant dirbti nuotoliniu būdu, turi būti raštu nustatomi darbo vietos reikalavimai (jeigu tokie keliami), darbui suteikiamos naudoti darbo priemonės, aprūpinimo jomis tvarka, naudojimosi darbo priemonėmis taisyklės, taip pat nurodomas darbovietės padalinys, skyrius ar atsakingas asmuo, kuriam darbuotojas turi atsiskaityti už atliktą darbą darbdavio nustatyta tvarka. Kitos Darbo kodekso nuostatos bus paminėtos toliau straipsnyje.
Skirtinguose sektoriuose dirbančioms organizacijoms gali reikėti remtis papildomais teisės aktais, kuriuos turėtų išmanyti personalo specialistai, administracija.
Technologijos ir saugumas dirbant nuotoliu
Steigiant nutolusias darbo vietas, bene svarbiausias darbas yra užtikrinti, kad darbuotojai turėti reikiamas darbo priemones, ir kad jos užtikrintų duomenų saugumą. Reikia atsižvelgti į specifinius darbuotojų poreikius. Pavyzdžiui, jeigu tam tikri darbuotojai yra įpratę dirbti su ne vienu ekranu, tikriausiai ir dirbant iš namų jiems reikės tokių pačių sąlygų, kad nenukentėtų darbo efektyvumas. Tokius dalykus palanku spręsti ne tik patiems vadovams, bet ir atliekant darbuotojų apklausą.
Darbo kodeksas numato, kad, jeigu dirbdamas nuotoliniu būdu darbuotojas patiria papildomų išlaidų, susijusių su jo darbu, darbo priemonių įsigijimu, įsirengimu ir naudojimu, jos privalo būti kompensuotos. Kompensacijos dydį ir jos mokėjimo sąlygas darbo sutarties šalys nustato susitarimu. Visa tai reikėtų numatyti planuojant nutolusias darbo vietas.
Be to, dirbant nuotoliu svarbi ne tik organizacijos informacijos, bet ir pačių darbuotojų asmens duomenų apsauga. Darbo kodekse pabrėžiama, kad darbdavio nustatyta nuotolinio darbo įgyvendinimo tvarka neturi pažeisti darbuotojo asmens duomenų apsaugos ir jo teisės į privatų gyvenimą.
Bendros nuostatos, taisyklės, etiketas
Mokslinė literatūra ir tyrimai nurodo, kad efektyviam darbui nuotoliu reikalingas naujas reguliavimas (nepainioti su darbuotojų sekimu!). Svarbu, kad organizacijoje būtų kiek įmanoma užtikrinta taisyklių, procesų, procedūrų vienovė.
Turi būti įdiegta vieninga kokybės vadyba, detaliai aprašytos procedūros, virtualiai atliekamų darbų procesai, užtikrinta, kad visiems darbuotojams būtų prieinamos visos su virtualiu darbu susijusios instrukcijos. Turėtų būti ir numatytos tam tikros bendravimo taisyklės – etikos kodeksas. Turėtų būti numatyti ir aprašyti karjeros planavimo, įvairių kompensacijų, darbuotojų mokymų ir lankstaus darbo grafiko mechanizmai, apie kuriuos plačiau bus kalbama vėliau.
Žinoma, nepamirškime, kad aklas standartizavimas supriešina žmones ir norimų rezultatų pasiekti neleidžia, net atvirkščiai, gali juos sumažinti. Žmonėms turi būti paliktas kūrybiškumas. Vis tik svarbu numatyti strategiškai svarbias taisykles ir galimus sprendimus.
Sprendimų priėmimas nutolusiose komandose
Šaltiniai rodo skirtinas tendencijas: dirbant nuotoliu kai kuriose komandose sprendimai priimami efektyviau, dalijamasi unikaliomis idėjomis, o kai kuriose – lėčiau. Tad galima dėl atsargumo numatyti, kad sprendimų priėmimas virtualiose komandose gali būti kiek lėtesnis.
Kodėl kartais taip atsitinka? Telekonferencijų ar vaizdo konferencijų metu nematant pašnekovų kūno kalbos, neretai nebūna aišku, kam tiksliai adresuojama tam tikra užduotis, kuri reikalinga galutinio sprendimo priėmimui.
Sprendimų priėmimas arba galėjimas tęsti darbus, kai reikalingas tam tikras kito bendradarbio veiksmas, kartais užgaišta dėl skirtingo darbo laiko. Tai gali kelti nemenką įtampą ir dažniau būdinga dirbant skirtingose laiko zonose arba skirtingais lanksčiais darbo grafikais.
Daugeliu atveju gali reikėti peržiūrėti organizacijoje vykdomus procesus, ir juos perdėlioti pagal pasikeitusias sąlygas. Jeigu tam tikrose vietose darbas nuotoliu sutaupo darbuotojų laiko, kitose vietose gali reikėti kitokių sprendimų, kad pareigų pasiskirstymas būtų efektyvus. Galbūt organizacijoje pasiteisins tam tikras cikliškumas. Pavyzdžiui, per mėnesį visi dirba nuotoliu, o mėnesio gale, kad darbai vyktų greitai ir sprendimai būtų priimami laiku, daugelis suguža į biurą.
Dar keli patarimai
Virtualiose komandose reikėtų numatyti, kaip bus derinami sprendimai tais atvejais, jeigu ne visi komandos nariai dirba vienodu grafiku, arba šiuos grafikus suderinti taip, kad darbai negaištų. Bet kokiu atveju, darbuotojai gali pasakyti, kokiu paros metu jie į laiškus ir skambučius atsako operatyviai, o kokiu – nebūtinai. Jeigu kuris darbuotojas užduotį įvykdo ar į laišką atsako vėlai vakare, nereikėtų to priimti kaip normos, tikintis, kad dabar visados galima iš jo to laukti.
Atsakomybių ir pareigų aiškumas dirbant nuotoliu yra ypatingai svarbus, nes kiekvienas tikslinimasis dirbant virtualiai yra nenatūralus: reikia tikslingai kreiptis į žmogų jam skambinant ar rašant, ir žmonės neretai to vengia. Taip padaugėja sumaišties ir vėlavimų.
Kas viskas vyktų sklandžiau, visiems turi būti aiškiai įvardijamos jų konkrečios užduotys, atsakomybės, pareigos. Taip sprendimai bus priimami daug sklandžiau.
Visus nesklandumus reikia fiksuoti ir ieškoti sprendimų, kad tai nebesikartotų.
Vidurinės grandies vadovai su savo komandomis turėtų stebėti, kokie veiksmai, procesai pasiteisina pasikeitusiomis darbo sąlygomis, o kurie – ne, ir per bendrus virtualius susitikimus tai aptarti, atsisakyti nepasiteisinančių praktikų ir įtvirtinti veikiančias. Gerąja patirtimi būtų gerai pasidalyti su visa organizacija.
Šį kartą tiek. Kitose straipsnių ciklo dalyse kalbėsiu apie daugelį kitų aspektų, kuriuos turi numatyti organizacija, pereidama dirbti nuotoliu.
Individualiais darnaus darbo nuotoliu patarimais mielai pasidalyčiau privačioje konsultacijoje arba mokymuose.
Rūta Grigolytė-Linkevičienė, komunikacijos konsultantė
