Laiškai, su kuriais yra siunčiama žiniasklaidai skirta informacija, yra labai svarbūs pirminiam žurnalistų ir redaktorių sudominimui.
Žiniasklaidai siunčiamų kokybiškų laiškų požymiai yra tokie:
- Laiško tema puikiai gali būti straipsnio pavadinimas arba jūsų aprašomo fakto pristatymas;
- Pačiame laiške reikėtų dalykiškai, nefamiliariai, trumpai ir aiškiai pristatyti, kokia informacija yra siunčiama;
- Paprašyti pasidalinti informacija su skaitytojais, leidžiant suprasti, kad informacija siunčiama ne jiems vieniems;
- Nurodyti kontaktus, kuriais žurnalistai gali kreiptis (paprastai žurnalistai tekstų rengėjams skambina dėl papildomos informacijos ar pamatę klaidą);
- Jeigu siunčiama vaizdinė medžiaga (nuotraukos, video), būtina nurodyti jos autorystę;
- Patį tekstą prikabinkite atskiru dokumentu. Žurnalistai ne visus tekstus panaudoja iš karto, kai kuriuos atsideda vėlesniam apdorojimui, taip pat archyvuoja aplankuose kompiuteryje pagal tam tikras temas, kad galėtų greitai rasti reikiamus duomenis ir pan. Dėl to kai kurių komunikacijos specialistų spredimas siųsti pačius pranešimus įklijuotus kaip laiško tekstą yra netinkamas. Žurnalistas, norėdamas patogiai išsisaugoti tokią informaciją, turėtų ją kopijuoti ir išsaugoti atskiru dokumentu pats, tad greičiausiai to nedarys turėdamas didelį užimtumą. Be to, absoliuti dauguma žurnalistų ir redaktorių tekstus vis tiek apdoroja atskiruose dokumentuose, tad vėlgi turi kopijuotis atsiųstą tekstą – tai papildomas bereikalingas darbas.
Dažniausios laiškų rašymo žiniasklaidai klaidos
Dažniausios klaidos, pasitaikančios rašant žurnalistams, yra tokios:
- Gramatinės, faktinės klaidos;
- Didžiosios raidės pavadinime. Tai tikrai atgraso žurnalistus ir redaktorius bei kuria neigiamą siuntėjo įvaizdį. Reikia turėti omenyje, kad redakcijos dažnai tokių laiškų sulaukia iš nestabilių asmenų;
- Įkyrus stilius. Laiške negalima kelis kartus prašyti, įtikinėti publikuoti siunčiamą informaciją, ko nors už tai žadėti ir pan. Redakcijos, kurioms jūsų teikiama informacija bus aktuali, ją panaudos be įtikinėjimų;
- Suklaidinama sudarant įspūdį, kad informacija skirta tik šiam žurnalistui ar šiai redakcijai;
- Laiškai kartojami. Tai galima padaryti ypatingu atveju, tačiau jeigu laikysitės strategijos kartoti laiškus po du kartus ar dar daugiau kartų, kyla didelė rizika, kad jūsų laiškus jų gavėjai sąmoningai nukreips į spamą. Išimtis – renginių anonsai. Juos galima siųsti iš anksto ir pakartoti renginio dieną ar dieną prieš. Tai žurnalistams netgi naudinga;
- Skirtingi šriftai. Taip norima paįvairinti laiškus, padaryti juos labiau patraukiančiais akį, tačiau redakcijoms per dieną gaunant dešimtis ir šimtus laiškų, tai bus laikoma įkyrumu.
Jeigu norite daugiau sužinoti šiomis temomis, patarimais mielai pasidalyčiau privačioje konsultacijoje arba mokymuose. Juose išsamiai susipažinsite su žiniasklaidos darbo specifika, pažinsite pricipus, pagal kuriuos redakcijos atsirenka informaciją, sužinosite, kaip efektyviai užmegzti ryšius su žurnalistais, kaip rašyti pranešimus spaudai ir kitus tekstus, kurie turėtų daugiau galimybių būti publikuoti ir pan.
Rūta Grigolytė-Linkevičienė, komunikacijos konsultantė
