Kaip reaguoti į darbuotojų klaidas? Arba situacijos, kuriose nebūna laimėtojų

Esu mačiusi vienoje įmonėje, kaip ant suklydusio darbuotojo yra KLYKIAMA. Vyresnio amžiaus darbuotojas bandė kažką sakyti, kai nieko nesiklausydama ir situacijos neanalizuodama vadovė ant jo KLYKĖ. Neseniai poliklinikoje išgirdau eilėje laukusiems pacientams sakomus seselės žodžius: „Viskas, nieko nebepriimsim, pas mus ateina komisija, pamatys, kad dar kažką priėmiau, tai mane ATLEIS“. Tokių baimės ir psichologinio smurto darbovietėse atvejų tikriausiai esame matęs kiekvienas. Tai situacijos, kuriose nebūna laimėtojų, tik pralaimėtojai. Tikiuosi, kad Lietuvoje tokių nesąmoningų vadovų mažės ir mažės, kol taps išnykusia rūšimi.

Ši tema, tokie atvejai, liečia ir mano širdį, ir studijų interesų sritis. Tad neseniai per vieną pokalbį sulaukusi gero klausimo – „Kaip reaguojate į darbuotojų klaidas?“, – ilgiau jį apsvarsčiau.

Praktikoje nesunku įsitikinti – kuo didesni yra darbo tempai, tuo klaidos kolektyve gali pasitaikyti dažniau, tuo pačiu tapdamos ir vis didesniu iššūkiu bendram kolektyvo darbui. Kai tempas didžiulis ir sprendimus reikia priiminėti staigiai, pirmoji reakcija į klaidas, žinoma, yra stresas.

Vis dėlto esu tikra, kad tą stresą reikia nuryti ir, kaip daugelis pataria, mintyse suskaičiuoti bent iki penkių, kad reakcija išorėje nebūtų destruktyvi. Kodėl? Nes darbuotojams, ypač padarius klaidą, ir taip streso būna per akis, o jeigu jį demonstruoja dar ir vadovas / lyderis, tada tikrai niekas nesugebės priimti konstruktyvių sprendimų, kaip ištaisyti padėtį. Be to, jeigu vadovai į darbuotojų klaidas reaguoja išpūstai / itin kritiškai / dramatiškai, tada kolektyve anksčiau ar vėliau neišvengiamai susikuria atmosfera, kurioje išnyksta kūrybiškumas: darbuotojai, pradėję bijoti padaryti klaidų, ima vengti improvizacijų, nebesiūlo naujų idėjų, nenori rodyti iniciatyvos. O tai šiuolaikinės ekonomikos sąlygomis yra „krachas“ pačiai įmonei.

Tačiau be pirminės reakcijos suvaldymo, manau, ypač svarbus platesnis požiūris į daromas klaidas. Tiksliau – jų kilmės analizė. Išskirčiau kelias esmines priežasčių grupes, dėl kurių darbuotojai gali daryti klaidas, ir kokie galimi to sprendimai:

Darbuotojui trūksta kompetencijų tam tikroje srityje. Galbūt jis tinka šiam darbui, nes turi daug kitų reikiamų kompetencijų, tačiau šiais laikais darbo vietos reikalauja labai įvairių įgūdžių, dėl to visai normalu, kad žmogus neturės viso idealaus jų paketo. Pavyzdžiui, jeigu reikia fotografuojančio, filmuojančio, montuojančio ir dar rašančio žmogaus, ir jis beveik viską atlieka puikiai, bet rašydamas vis dėlto daro klaidų, galima jam pasiūlyti atitinkamus kursus. Laiko ir finansine prasme tai gali būti daug efektyviau, nei ieškoti viską idealiai mokančio žmogaus.

Darbuotojui trūksta motyvacijos stengtis. Jeigu klaidos yra daromos nuolat, priežastis gali būti ir motyvacijos darbe trūkumas, gali būti ir pasyvios agresijos apraiška. Tokiu atveju reikia spręsti jau su pačiu darbuotoju, ar įmanoma, kad toji motyvacija būtų „reanimuota“. Tokios situacijos užleisti negalima, nes ji kaip demoralizuojantis veiksnys gali lengvai persiduoti likusiam kolektyvui. Gali būti, kad visi tiesiog gaištate laiką.

Darbuotojas netinkamai parinktas arba gerai nežino, ko iš jo tikimasi. Kaip ir prieš tai aptartu atveju, šią problemą reikėtų spręsti individualiai – galbūt tiek pats darbuotojas, tiek darbdavys pačioje pradžioje blogai įvertino savo galimybes, tai, ką gali, ir ko negali pasiūlyti, netiksliai arba per siauriai nupasakojo būsimas pareigas, nuslėpė, kad pastangų ar įgūdžių reikės daugiau, pati darbovietė neturi strategijos, nėra gerai apsibrėžusi, ko siekia ir ko jai reikia iš darbuotojų, neatlieka savo veiklos, konkurencinės aplinkos analizių, ir panašiai.

Darbuotojas atmestinai aklimatizuotas arba / ir darbovietėje prastai išvystyta žinių infrastruktūra. Ne toks retas atvejis, kai darbovietės pačios nėra pasiruošusios nuolatinio darbuotojų įdarbinimo ir adaptavimo plano, neturi žinių išsaugojimo ir perdavimo sistemos, ir kiekvieną kartą, įdarbinusios naują darbuotoją, visas darbui atlikti reikiamas žinias jam perdavinėja chaotiškai, „darbo eigoje“. Nenuostabu, kad taip naujas darbuotojas tik per ilgą laiką surenka visą kokybiškai pareigas atlikti reikalingą informaciją, per tą laiką padarydamas ir klaidų (kurių buvo galima išvengti, turint patogiai prieinamą sukauptą informaciją), iš kurių pats turi ir mokytis. Dalies tokios reikalingos informacijos spragų gali temptis net per metus ir tapti netinkamais funkcijų atlikimo įpročiais. Įmonės darbo procesų, pareigų aprašai, darbuotojų patirtis, dokumentai, reikiami kontaktai ir visos kitos darbovietės žinios turi būti tinkamai, sistemingai išsaugomos ir perduodamos – tai tikrai neapsakomai palengvina daugelį procesų. Sąmoningas prižiūrėjimas, kad įmonėje būtų sklandžiai dalijamasi žiniomis, smarkiai sumažina darbuotojų klaidų tikimybę. Darbuotojai gali daryti klaidas net dėl to, kad kažkurie kiti darbuotojai būna nelinkę dalytis reikiama informacija. Tai plati tema, apie tai reikės atskirų įrašų 🙂 Gera naujiena ta, kad tai gali būti pataisoma bet kurioje įmonėje.

Darbovietėje netinkamai organizuojami tam tikri procesai. Šis atvejis iš dalies susijęs su aptartu anksčiau, kas liečia darbuotojų patirties kaupimą / fiksavimą. Kartais įmonėse natūraliai susiklosto tam tikri darbų atlikimo procesai, kurie, geriau paanalizavus, nebūtinai būna optimalūs. Jeigu tam tikrose darbų stadijose galima pastebėti pasikartojančias darbuotojų klaidas, akivaizdu, kad su kolektyvu reikia peržiūrėti veiklos procesus ir, pasinaudojus sukaupta patirtimi, nuspręsti, kaip juos pakeisti, kad klaidų būtų išvengiama. Ypač veiksminga kas tam tikrą laiką, pavyzdžiui, kas savaitę, aptarti darbe įvykusius nesklandumus ir nuspręsti, kaip ateityje kolektyvas jų išvengs.

Per dideli darbo krūviai. Darbovietė gali būti tiesiog „užsiplėšusi“ pasiekti per daug tikslų su per mažai išteklių, taip nuvarinėjant darbuotojus kaip arklius. Kuo nežmoniškesni krūviai – tuo daugiau klaidų yra tiesiog garantuota. Čia sprendimas būtų tik pačiai įmonei persvarstyti savo strategiją ir galimybes tęsti veiklą.

Galiausiai manau, kad vadovas į klaidas gana dažnai (ne visada) pirmiausiai turėtų bandyti pažiūrėti kaip į komandinę atsakomybę, o pasiekimus įvertinti ir pagirti individualiai.

Tiek praktikoje, tiek studijuojant tokios temos man yra labai įdomios. Kokių dar klaidų priežasčių ir sprendimo būdų išskirtumėte?

„Ever tried. Ever failed. No matter. Try Again. Fail again. Fail better.“ (Samuel Beckett).

Rūta Grigolytė, prekės ženklo „Darni komunikacija“ valdytoja

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: