Nusprendus su auditorija komunikuoti per žiniasklaidą arba atsiradus neišvengiamai to būtinybei, svarbu išmanyti, kaip pateikti šią informaciją, kad jos poveikis būtų kiek įmanoma pozityvesnis. Kaip ir kada ją pateikti svarbu žinoti ir dėl to, kad žurnalistai apskritai panaudotų mūsų siūlomą informaciją. Žiniasklaidai galima teikti informaciją apie įmonę arba jos vadovą, specialistus, prekes ir paslaugas. Šios informacijos formatai būna tokie:
- Aktualijų komentarai;
- Atsakymai žurnalistams;
- Ekspertiniai komentarai, rinkos apžvalgos, prognozės;
- Pranešimai spaudai;
- Esminiai įmonės įvykiai;
- Atliktos apklausos pristatymas;
- Faktai, duomenys, analizės;
- Kontaktiniai duomenys asmenų, galinčių komentuoti konkrečias temas.
Teikiant informaciją, tiek siunčiamame laiške, tiek prisegtame dokumente reikia nurodyti kontaktus asmens, kuriam būtų galima parašyti ir paskambinti, jeigu žurnalistui ar redaktoriui iškiltų papildomų klausimų arba jis pranešime pastebėtų klaidą.
Šiame ir serijoje tolesnių įrašų papasakosiu apie skirtingus žiniasklaidai teikiamos informacijos formatus, tikslus, struktūrą ir kitas savybes.
Aktualijų komentarai
Aktualijų komentarai – tai trumpesni ar ilgesni tekstai, kuriuose išdėstoma pozicija tam tikru visuomenei aktualiu klausimu, komentuojant konkrečią situaciją, susijusią su įmone arba jos veiklos (kompetencijų) sritimi. Jie rašomi pirmu asmeniu – įmonės arba jos vadovo, kito atsakingo asmens vardu.
Tokius komentarus reikia teikti operatyviai:
- Iš karto po situacijos atsiradimo, kuo platesniam žiniasklaidos priemonių ratui;
- Pastebėjus žiniasklaidoje pasirodžiusią informaciją, susijusia su įmone;
- Kuo greičiau, kai gaunama užklausa iš žurnalisto.
Pastaruoju atveju (gavus užklausą), žurnalistui geriausia pasakyti, per kiek laiko bus pateiktas komentarą. Jeigu jo derinimas su vadovybe užtrunka, tuomet, nurodant šią priežastį, reikėtų perspėti žurnalistą, kad komentaro reikės palaukti ilgiau, ir patikinti, kad jis vis tiek bus pateiktas.
Aktualijų komentarų savybės
Esant įmonei (ar asmeniui, jeigu tai liečia fizinį asmenį) nepalankiai situacijai, komentarai neturi būti rašomi savigynos ar juolab puolimo tonu. Jeigu yra padarytos klaidos, jas reikia pripažinti. Nelaimės atveju, turėtų būti atsiprašoma visuomenės bei nukentėjusiųjų, deklaruojamas siekis skaidriai prisidėti prie priežasčių tyrimo ir dėti visas pastangas ateityje užkirsti kelią panašiems įvykiams.
Svarbu įvardyti esamą situaciją objektyviai, nesistengiant nuslėpti jokių detalių. Mėginant jas nuslėpti ir joms paaiškėjus vėliau, žala reputacijai bus didžiulė – ištransliuoto žodžio susigrąžinti neįmanoma.
Komentuojant svarbu aiškiai įvardyti, kas jau yra daroma situacijai spręsti, ir ką dar planuojama daryti, įvardijant tikslius terminus.
Teikiant komentarą, kai situacija nėra tiesiogiai susijusi su įmone, tačiau aktualia visuomenei tema, nederėtų ieškoti kaltųjų – tai ne konkurentų, ne kolegų, o teisėsaugos ar kompetentingų institucijų uždavinys. Akcentuoti reikėtų ne situaciją sukėlusias ir eskalavusias priežastis, o siūlymus (pagal įmonės kompetencijas), kaip aptariamos situacijos pasikartojimo būtų galima išvengti, ir kaip kuo efektyviau spręsti atsiradusią problemą.
Individualiais efektyvaus bendravimo su žiniasklaida patarimais mielai pasidalyčiau privačioje konsultacijoje arba mokymuose.
Rūta Grigolytė-Linkevičienė, komunikacijos konsultantė
