Vidinės komunikacijos auditas: kokia jo nauda?

Vidinė komunikacija – tai tarsi organizacijos gyvybinės energijos tėkmė. Ji sutelkia komandą, padeda palaikyti bendrą kryptį, siekti bendrų tikslų, padeda išvengti nesusipratimų, klaidų, stiprina pasitikėjimą. Tačiau net ir patyrę vadovai ar HR specialistai kartais susiduria su tuo, kad vidaus komunikacijoje „kažkas neveikia“.

Tokiais atvejais padeda vidinės komunikacijos auditas – sisteminga esamos situacijos analizė.

Kas yra vidinės komunikacijos auditas?

Tai nuoseklus procesas, kurio metu vertinami įvairūs komunikacijos aspektai organizacijos viduje:

• kaip organizacijoje „vaikšto“ informacija,
• kokia naudojama komunikacijos infrastruktūra ir kiek ji pasiteisina,
• kiek efektyvūs komunikacijos procesai, kaip juos vertina darbuotojai, kaip – vadovai,
• kaip komunikacija atspindi organizacijos kultūrą ir vertybes.

Audito metu ieškoma ne tik trūkumų – analizuojamos ir stipriosios pusės, galimybės, kurios gali tapti tvirtu atspirties tašku ateities pokyčiams.

Kada verta atlikti auditą?

Vidinės komunikacijos auditą rekomenduojama atlikti, kai:

• organizacija auga, keičiasi, pertvarko procesus,
• jaučiama sumažėjusi darbuotojų motyvacija ar įsitraukimas,
• dažnai kyla nesusikalbėjimų, klaidų, darbų dubliavimo, informacija „pasimeta“,
• komunikacija tapo padrika,
• žmonės nepatenkinti esama komunikacijos situacija,
• norima sąmoningai formuoti organizacinę kultūrą ir stiprinti pasitikėjimą.

Kartais poreikis išryškėja aštriau – pavyzdžiui, ima didėti darbuotojų kaita, stringa komandinis darbas ar kyla daugiau konfliktų.

Ką atskleidžia auditas?

Atliekant auditą, galima identifikuoti:

• kokios komunikacijos sritys yra silpniausios,
• kur prarandama informacija arba jos aiškumas, vieningumas,
• kokie komunikacijos būdai yra efektyviausi konkrečiai komandai,
• kokias naujas praktikas verta įdiegti arba kokias senas – atnaujinti, atsisakyti.

Auditas nėra vertinimas „gerai-blogai“. Tai – objektyvus žvilgsnis į organizacijos vidaus gyvenimą, siekiant jį padaryti aiškesnį, darnesnį ir labiau palaikantį kiekvieną komandos narį.

Kaip vyksta procesas?

Dirbant su vidinės komunikacijos auditu, paprastai derinami keli metodai:

• pokalbiai su vadovais ir komandos nariais,
• kiekybinės apklausos,
• dokumentų, žinučių, procesų analizė,
• realių duomenų analizė.

Rezultatas – aiški apžvalga su praktiškomis rekomendacijomis, kurias galite pritaikyti nedelsdami.

Dažniausiai randamos sritys tobulėjimui

Organizacijos, atlikusios vidinės komunikacijos auditą, dažniausiai atranda:

• kad strateginė informacija ne visada pasiekia visus lygius – vadovybė galvoja, kad informavo, bet darbuotojai sako, kad informacijos negavo;
• kad tos pačios žinutės suprantamos skirtingai, ir gerų rezultatų tuomet pasiekti beveik neįmanoma;
• kad komunikacijos tempas arba kiekiai neatitinka žmonių poreikių;
• kad komunikacijos kanalai nėra pritaikyti skirtingoms darbuotojų grupėms (pavyzdžiui, gamybos darbuotojams nepasiekiama tai, kas lengvai pasiekiama dirbantiems biure);
• kad darbuotojams trūksta galimybių užduoti klausimus ar išreikšti nuomonę – komunikacija vyksta tik „iš viršaus į apačią“;
• kad neformali komunikacija (kolegų tarpusavio pokalbiai) turi didesnę įtaką nei oficialūs pranešimai.

Tokios įžvalgos leidžia taikliai ir efektyviai keisti vidinės komunikacijos sprendimus.

Mitai apie vidinės komunikacijos auditą

Mitas 1: „Auditas parodys, kad viskas blogai.“
Iš tiesų, auditas parodo tiek stiprybes, tiek augimo galimybes. Tai nėra kritikos įrankis – tai proga įsivesti tvarką, gauti grįžtamąjį ryšį iš komandos ir priimti duomenimis grįstus sprendimus dėl tolesnės komunikacijos.

Mitas 2: „Mažai organizacijai audito nereikia.“
Net nedidelės komandos gali turėti komunikacijos iššūkių. Mažoje organizacijoje kiekvienas žmogus yra svarbus, todėl aiški, sklandi vidinė komunikacija gali būti dar reikšmingesnė.

Mitas 3: „Auditas yra ilgas ir sudėtingas procesas.“
Audito apimtis pritaikoma pagal organizacijos dydį ir poreikius. Kartais pakanka kelių žingsnių, kad būtų gauta aiški ir praktiška analizė.

👉 Jei norite išsamiau suprasti, kaip veikia auditas, kviečiu pasidomėti daugiau apie paslaugą ir susisiekti:

Visi produktai…