Komunikacijoje labai svarbu laikytis TVARKOS. Ir tai nėra moralizavimas būti tvarkingiems, nes tvarkingumas yra dorybė. Tai – realiai veikiantis principas, padedantis įveikti komunikacijos iššūkius, lengviau suvaldyti procesus, laiku publikuoti aktualius įrašus, nepraleisti, nepamiršti svarbių dalykų, kuriuos verta viešinti.
Šis tvarkos laikymasis komunikacijoje gali apimti tokias sritis:
- Jums (organizacijai, prekės ženklui) svarbių įvykių, rezultatų fiksavimas specialiame komunikacijai skirtame sąraše (dažniausiai rūšiuojamame pagal metus) iš karto, kai įvyksta. Susijusių nuotraukų, video įrašų pridėjimas tam skirtame aplanke. Taip metų gale arba bet kada prireikus galime matyti svarbių įvykių retrospektyvą, kurti metų, penkmečio, dešimtmečio apžvalgas, pasiekimų įrašus, video ir pan.
- Su konkrečiais klientais susijusios informacijos aplankai, darbų vykdymo istorijos fiksavimas (tuo atveju, kai komunikuojama su dešimtimis, ne tūkstančiais klientų).
- Gaunamų atsiliepimų išsaugojimas specialiuose surūšiuotuose aplankuose – ir tų, kurie paskelbti, ir tų, kurie dar niekur nepublikuoti, nepanaudoti.
- Publikacijų žiniasklaidoje registras, kopijos – padeda geriau matyti išėjimų žiniasklaidoje retrospektyvą, prireikus lengvai vėl panaudoti tai komunikacijai ir kitiems tikslams.
- Atsarginės publikuotų įrašų kopijos. Niekam nelinkiu su tuo susidurti, tačiau jeigu kas praranda paskyras arba net svetaines, tokios kopijos gali būti aukso vertės.
- Svetainės priežiūra. Interneto svetainėse neturi būti paliekama jokių nebenaudojamų dokumentų, nuotraukų, nepublikuotų puslapių, įrašų, neveikiančių nuorodų ir pan. Vis tai apkrauna svetainę ir teršia interneto paieškos rezultatus, taip bloginant svetainės SEO būklę.
- Tikslingas ir savalaikis komunikacijos rezultatų fiksavimas viename dokumente.
- Ir kita…
Viską dėliojant į specialius, tam skirtus „stalčiukus“, vėliau daug lengviau ir rasti informaciją, ir ją laiku panaudoti siekiant efektyvios komunikacijos.
