Kaip užtikrinti, kad visi suprastų tą pačią žinutę?

Per mokymus įmonėms dažnai girdžiu klausimą: „Kaip padaryti, kad tą pačią žinutę visi suprastų vienodai?“ Atrodo, paprastas dalykas, bet iš tiesų tai vienas sudėtingiausių komunikacijos iššūkių.

Mokymų dalyviai pasakoja labai panašiai:

„Visi dalyvavome viename susirinkime, o išsiskirstėme, ir pasirodo, kad kiekvienas supratom viską savaip.“

„Atrodo, aiškiai sutariame, bet po to neįrodysi, jeigu kažkas ne taip.“

Tokios situacijos pažįstamos beveik visiems. Atrodo, kad informacija perduota aiškiai, tačiau vėliau paaiškėja, kad kiekvienas ją interpretavo kitaip. Ir tada prasideda aiškinimaisi, persigalvojimai, kaltinimai arba tiesiog papildomas darbas, kurio buvo galima išvengti.

Kai informacija sklinda iš lūpų į lūpas, per skirtingus kanalus ar per daugelį žmonių, ji neišvengiamai išsikraipo. Todėl aiškumas ir patvirtinimas tampa ne mažiau svarbūs nei pati žinutė.

Kaip išvengti sugedusio telefono efekto

• Po kiekvieno susirinkimo parašykite reziumė. Trumpai – kas sutarta, kas ką turi padaryti ir iki kada. Šią santrauką verta išsiųsti ne tik dalyvavusiems, bet ir tiems, kuriems svarbu žinoti sprendimo rezultatą.
• Tą patį taikykite po svarbių pokalbių. Nesvarbu, ar tai buvo susitikimas gyvai, ar pokalbis telefonu – jei priimti sprendimai ar suderintos detalės, verta jas užfiksuoti raštu.
• Perklauskite, kaip žmogus suprato. Skirtingi žmonės tą pačią informaciją išgirsta skirtingai, todėl esant poreikiui perklauskite, kaip žmogus suprato tai, ką pasakėme. Nustebsite, kaip dažnai išgirsite visai ne tai, ką iš tiesų norėjote pasakyti.
• Suderinkite terminus ir formuluotes. Žodis „greitai“ vienam gali reikšti valandą, kitam – savaitę. Žodis „pataisyti“ – mažą pataisymą arba viso dokumento perrašymą. Kuo tikslesni būsite, tuo mažiau bus interpretacijų.
• Fiksuokite sprendimus bendrai matomose vietose. Jei organizacijoje naudojamos bendros projektų ar informacijos valdymo sistemos (pvz., „Teams“, „Notion“, „Asana“, „Trello“), svarbius susitarimus įveskite ten. Taip informacija bus prieinama visiems.
• Įsitikinkite, kad informacija pasiekia visus aktualius žmones. Kiekvienoje organizacijoje yra darbuotojų, kurie „pamirštami“ komunikacijos grandinėje. Tokios spragos vėliau sukelia nesusipratimų ir net pasipiktinimų.

Aiški komunikacija – tai ne formalumas, o pagarba žmonėms, su kuriais dirbame. Kai visi supranta tą pačią žinutę vienodai, ne tik išvengiame klaidų, bet ir stipriname tarpusavio pasitikėjimą.

Norite rasti geriausias vidinės komunikacijos praktikas savo komandai?

Vidinės komunikacijos mokymai