Išorinės komunikacijos strategija: kodėl ji reikalinga?

Išorinė komunikacija – tai organizacijos veidas ir balsas išorėje. Ji formuoja, kaip mus mato klientai, partneriai, žiniasklaida ir visuomenė. Nuo jos priklauso, ar būsime girdimi, suprasti ir vertinami taip, kaip norime.

Tačiau komunikacija be aiškios krypties dažnai tampa padrika. Tokiu atveju kyla rizika, kad žinutės bus prieštaringos, nesusietos su organizacijos tikslais ir neduos ilgalaikės vertės.

Tam reikalinga išorinės komunikacijos strategija.

Kas yra komunikacijos strategija?

Tai išsamus, aiškią struktūrą turintis planas, kuris padeda organizacijai siekti strateginių tikslų ir palaikyti santykius su auditorijomis. Strategija turi būti kryptinga, nuosekli ir suderinta su organizacijos ar prekės ženklo vertybėmis bei siekiais.

Nors išorinės komunikacijos strategijos struktūra priklauso nuo organizacijos dydžio ir veiklos sudėtingumo, visada svarbu, kad strategija būtų ne formalus dokumentas, o realiai naudojamas įrankis.

Ką duoda išorinės komunikacijos strategija?

• Padeda pamatyti visumą. Strategijos rengimo metu išgirstami visų organizacijos atstovų lūkesčiai, jie susisteminami, prioritetizuojami, ieškoma efektyviausių sprendimų.
• Sulygina supratimą. Visi organizacijoje aiškiau suvokia, kas yra komunikacija, kokie jos tikslai, kaip jie prisideda prie bendro vaizdo.
• Išgrynina funkcijas ir atsakomybes. Nebelieka dviprasmybių ar „užduočių permetinėjimo“, sumažėja konfliktų tikimybė.
• Palengvina tikslų siekimą. Kai komunikacija yra aiškiai suderinta su organizacijos tikslais, kelias jų link tampa tiesesnis ir sklandesnis.
• Užtikrina geresnį planavimą. Aiškiau suplanuoti veiksmai padeda išvengti chaoso ir dubliavimo.
• Efektyviau naudojamas biudžetas. Kai žinome, kas ir kodėl daroma, lengviau paskirstyti resursus taip, kad jie duotų maksimalią grąžą.

Kas turi dalyvauti strategijos rengime?

Komunikacijos strategija nėra vien komunikacijos vadovo reikalas. Kad ji būtų gyvybinga, į ją turi įsitraukti įvairios organizacijos grandys:

• Komunikacijos vadovas ar atsakingas žmogus,
• Organizacijos vadovai / lyderiai,
• Rinkodaros ir išorinės komunikacijos specialistai,
• Žmogiškųjų išteklių komanda,
• IT specialistai,
• Rizikos valdymo žmonės,
• Teisininkai.

Įtraukus platesnį ratą dalyvių, strategija tampa tikresnė – joje atspindimos ne tik komunikacijos, bet ir visos organizacijos realijos. Ne visi žmonės turi dalyvauti visame strategijos rengimo procese: paprastai HR, IT žmonėms, vadovams užtenka įsitraukti į atskiras strategines sesijas. Kai tam tikrų kompetencijų organizacijoje trūksta – samdomi išoriniai partneriai.

Strategija reikalinga ir individualiems prekės ženklams

Dažnai atrodo, kad komunikacijos strategija – tai tik didelių organizacijų ar plačias komandas turinčių įmonių privilegija. Tačiau net ir tada, kai prekės ženklą kuria vienas žmogus, strategija yra ne mažiau svarbi.

Kodėl? Nes dirbant vienam lengva pasimesti tarp daugybės idėjų, kanalų ir turinio formatų. Be aiškios krypties komunikacija tampa padrika: vieną dieną skelbiame apie paslaugas, kitą – asmenines įžvalgas, trečią – reklaminę akciją. Auditorija nebesupranta, kas yra mūsų prekės ženklas, kokios jo vertybės ir kuo jis iš tiesų gali padėti.

Asmeniniam prekės ženklui strategija padeda:

• Išsigryninti savo vertybes ir toną – kaip noriu skambėti, atrodyti, ir ką apie mane turi galvoti auditorija.
• Pasirinkti tinkamiausius kanalus – kur tikrai verta investuoti laiką ir energiją.
• Išlaikyti nuoseklumą – kad žinutės būtų suderintos, o komunikacija nepavirstų chaotišku bandymu „būti visur“.
• Efektyviau planuoti laiką – vienam žmogui tai ypač svarbu, nes resursai riboti.

Trumpai tariant, net ir mažas prekės ženklas be strategijos rizikuoja skambėti padrikai, o turėdamas ją – gali atrodyti stabilus, nuoseklus ir patikimas.

Išorinės komunikacijos strategija – būtinas įrankis kiekvienai organizacijai ir prekės ženklui, norinčiam kryptingai augti, stiprinti reputaciją ir išvengti chaoso. Ji padeda ne tik planuoti veiksmus, bet ir subalansuoti lūkesčius, sumažinti konfliktus, aiškiau paskirstyti atsakomybes bei išnaudoti biudžetą efektyviau. Tai tarsi žemėlapis, rodantis kelią nuo organizacijos vertybių iki auditorijos įsitraukimo.

Norite pasitarti dėl savo komunikacijos strategijos rengimo?

Susisiekime nemokamam aptarimui