Organizacijos darbas nuotoliu: ką reikia numatyti (III)

Toliau tęsiu straipsnių ciklą, skirtą apžvelgti aspektus, į kuriuos reikia atsižvelgti organizacijoms, norinčioms sklandžiai pereiti į nuolatinį darbo nuotoliu režimą. Pirmojoje straipsnių ciklo dalyje pasakojau apie tai, kodėl apskritai kalbu šia tema, kokias organizacijas tai liečia, ir kokiais šaltiniais remiuosi. Antroje dalyje aptariau pirmąsias sritis, kuriose organizacijoms kyla iššūkiai ir į kurias reikia atsižvelgti darant strateginį pokytį ir organizacijai diegiant nutolusias darbo vietas. Dabar pristatysiu, į ką organizacijoms, pereinančioms į darbo nuotoliu režimą, reikia atkreipti dėmesį darbuotojų mokymosi, karjeros srityse, taip pat kodėl itin reikšmingas tampa bendravimas ir dalijimasis žiniomis.

Karjera ir mokymasis dirbant nuotoliu

Kaip rodo moksliniai tyrimai, pradėję dirbti nuotliu žmonės neretai jaučia didesnę įtampą dėl karjeros galimybių ir gali susidurti su realiu karjeros sustojimu. Taip vyksta dėl to, kad dirbant virtualiai apnyksta socialinių ryšių kūrimas. Dėl to svarbu sudaryti ir aiškiai iškomunikuoti planą, kaip bus vykdomas tolesnis virtualiai dirbančių žmonių mokymasis, kvalifikacijos kėlimas, ir kaip bus planuojamas darbuotojų karjeros kelias pasikeitusiomis sąlygomis.

Reikia atkreipti dėmesį ir į tai, kad Darbo kodekse pabrėžiama, jog nuotolinis darbas negali sukelti darbo stažo apskaičiavimo, skyrimo į aukštesnes pareigas, kvalifikacijos tobulinimo ribojimų, negali riboti ir varžyti kitų darbuotojo darbo teisių.

Taip pat Darbo kodekse numatyta, kad darbdavys privalo sudaryti sąlygas nuotolinį darbą dirbantiems darbuotojams bendrauti ir bendradarbiauti su kitais darbdavio darbovietėje dirbančiais darbuotojais ir darbuotojų atstovais, gauti iš darbdavio informaciją.

Kultūra: bendravimas ir dalijimasis žiniomis

Kalbant apie virtualų darbą, organizacijos kultūros srityje yra svarbūs keli faktoriai: pasitikėjimas kaip esminis vadybos principas, komunikacijos kokybė, ryšių kūrimas ir organizacinis įsitraukimas.

Komunikacijos kokybė yra vienas svarbiausių veiksnių, lemiančių efektyvų virtualios komandos darbą. Virtualiai ryšius kurti yra sunkiau ir prarandamas spontaniškas bendravimas – viskas vyksta pagal suplanuotus skambučius ar vaizdo konferencijas. Dėl to sumažėja dalijimasis žiniomis. Žinoma, sumažėja ir intrigų, darbuotojų konfliktų, bet šiame straipsnių cikle mes aptariame kylančius iššūkius, ne privalumus.

Taigi organizacijos žinių valdymo planas turėtų būti perkurtas ir pritaikytas virtualių komandų darbui (arba apskritai sukurtas, jeigu organizacija jo neturėjo). Jis turėtų motyvuoti ir skatinti darbuotojus bendrauti, dalytis žiniomis, siūlymais, patirtimi (be prievartos!). Žinių perdavimo ir saugojimo kelias turėtų būti kuo paprastesnis ir trumpesnis. Visiems darbuotojams turi būti aišku, kaip ir kur yra kuriamos, išsaugomos žinios, kaip jomis dalijamasi, kaip kaupiama, fiksuojama ir kitiems darbuotojams – ypač naujiems – perduodama patirtis. Tai labai svarbu užtikrinti, kad organizacija išliktų kūrybiška, inovatyvi ir galėtų konkuruoti šiuolaikinėje rinkoje.

Svarbu ne tik sukurti naują organizacinį etikos kodeksą, bet ir užtikrinti jo laikymąsi. Tvarką, kaip būtų užtikrinamas etiškas darbuotojų bendravimas, ir kaip būtų matuojama, ar bendravimas organizacijos viduje yra pakankamai geras, reikėtų parengti kaip atskirą dokumentą. Galima pagalvoti apie tokių įrankių, kaip „Whistleblower“ įdiegimas (sistema, leidžianti anonimiškai pranešti apie visiškai netinkamą kolegų elgesį), specialių pokalbių su darbuotojais periodiškumas ir pan.

Taip pat reikėtų užtikrinti, kad organizaciniai technologiniai sprendimai leidžia užtikrinti kokybišką bendravimą. Jeigu bendravimas technologijų priemonėmis bus pernelyg komplikuotas, nekokybiškas, tai sumažins darbuotojų motyvaciją kontaktuoti, taigi ir galimybes greičiau bei kūrybiškiau spręsti problemas, dalytis žiniomis.

Galima numatyti savaitinius, mėnesinius, ketvirčio ar kito periodiškumo padalinių susitikimus – gyvus ar virtualus. Teigiamam organizacijos klimatui palaikyti rekomenduotina rengti „gyvas“ šventes, metinius susitikimus.

Kitose straipsnių ciklo dalyse aptarsiu daugiau organizacinės kultūros aspektų, kurie yra reikšmingi darbuotojų produktyvumui ir sklandžiam organizacijos perėjimui į darbą nuotoliu.

Šis įrašas buvo Jums naudingas? Pasidalykite juo ir su kitais. O jeigu Jums reikėtų specialaus seminaro, kuriame būtų išdėstyti visi su nuotoliniu darbu susiję svarbūs aspektai – kreipkitės!

Rūta Grigolytė-Linkevičienė, komunikacijos konsultantė