Kaip efektyviai pasiruošti įmonės darbui nuotoliu?

Darbas nuotoliu Lietuvoje vis dar nemažai kam skamba kaip naujovė, ir šiandienos iššūkis dėl COVID-19 plitimo grėsmės, kai darbdaviai raginami kiek įmanoma daugiau darbuotojų išleisti dirbti nuotoliu, ne visoms įmonėms atrodo lengvai įveikiamas.

Natūralu, kad ne visuose sektoriuose veikiančios įmonės gali pasiūlyti darbą nuotoliu. Apibendrintai galima pasakyti, kad šis variantas netinka ten, kur darbams yra naudojama fizinė jėga (gamyba, statybos ir pan.) ir fizinis kontaktas (paslaugos). Kai paslaugos gali būti teikiamos telefonu ar elektroninėmis priemonėmis, taip pat kai atliekamas darbas yra intelektinis, kliūčių jį perkelti į nuotolį nelieka. Tiesa, kiekvienas atvejis taip pat yra individualus dėl skirtingo intensyvumo poreikio darbus daryti komandiškai, slaptos informacijos saugumo ir pan. Vienur darbai gali būti daromi labai savarankiškai, kitose įmonėse juos reikia derinti su daugeliu žmonių ir šie procesai, juos perkėlus į skaitmeninę erdvę, komplikuojasi ir gali išsitęsti laike.

Vis dėlto daugeliu atveju šis iššūkis – darbas nuotoliu – nėra toks trikdantis, kaip gali atrodyti jo tiesiog niekada nebandžiusiam verslui. Žinių valdymas nutolusiose darbo vietose yra mano magistro studijų interesų sritis, ir galiu pasakyti, kad nemažai šioje srityje taikomų įrankių mūsų kasdienybėje yra jau pažįstami, svarbu tik tai, kaip gebėsime juos sistemiškai, tikslingai panaudoti. Prieš beveik 10 metų esu dirbusi redakcijoje, kuri nė neturėjo fizinių patalpų – absoliučiai visi dirbome nuotoliu, ir net prieš tiek metų nesusidūrėme su jokiais vadybiniais, darbo nesklandumais.

Bet kuriuo atveju, šiandienos situaciją reikia spręsti dabar, ir delsti jau nebėra kada. Jeigu nesate didelė įmonė, kuri jau turėtų susikūrusi pilnai veikiančias žinių vadybos sistemas tokiems atvejams, ir turėtumėte galimybę darbuotojams pasiūlyti darbą nuotoliu, šiuo metu būtinai turite atlikti kelis žingsnius:

Atlikti naudojamų dokumentų analizę. Su skyrių vadovais ar atsakingais asmenimis peržiūrėkite visus dokumentus, kurie yra naudojami kasdienėje įmonės veikloje, ir reikiamus surūšiuokite, surinkite į vieną vietą.

Atlikti turimos techninės bazės analizę, numatyti rizikas, parengti IT ir kitas sistemas darbui nuotoliu. Įvertinkite, kiek darbuotojų turi nešiojamus darbo kompiuterius, ar galima juos suteikti ir jų neturintiems; jeigu yra galimybė, visiems sukurkite VPN prisijungimus; užtikrinkite, kad visi turėtų galimybę skambinti darbo reikalais mobiliaisiais telefonais; jeigu darbuotojai naudoja darbo laidinius telefonus, juos reikia peradresuoti į mobiliuosius; pasiūlykite vieningą konferencinių pokalbių galimybę; sukurkite dokumentų saugyklą, prie kurios galėtų prieiti visi darbuotojai.

Sukurti aprašus, kaip darbuotojai dirbs nuotoliu. Šiuos aprašus detalizuokite su visais skyrių vadovais, numatykite visas tvarkas, galimas rizikas.

Surinkti darbuotojų kontaktus arba atnaujinti turimą jų bazę. Turi būti žinomi tokie darbuotojų duomenys: mobilieji telefonai, el. paštai, vietų, kuriose bus dirbama nuotoliu, adresai.

Sukurti arba atnaujinti turimą klientų, tiekėjų, partnerių ir kt. išorės kontaktų bazę.

Atlikti interviu su skyrių vadovais ir aprašyti visus skyriuose vykstančius darbų procesus.

Perduoti visą surinktą informaciją darbuotojams, instruktuoti juos dėl darbo nuotoliu tvarkos.

Visus dokumentus, aprašus, duomenų bazes padaryti prieinamus internetu visiems darbuotojams.

Sukurti ir išplatinti informacines žinutes išorei – klientams, tiekėjams, kt. išorės kontaktams – informuojant apie darbo procesų pasikeitimus.

Nuolat informuoti darbuotojus apie darbų eigą, kintančią situaciją. Reguliariai gaudami informaciją, žmonės jaučiasi saugiau.

Susitvarkyti su požiūriu. Nereikėtų galvoti apie darbuotojus, kad jie tik džiaugsis gavę progą „pamuilinti“ ir, jeigu dirbs iš namų, darys tai atmestinai. Galbūt tokių atvejų ir bus, tačiau bendra tendencija yra tokia, kad bet kokiu atveju didelė darbo rinkos dalis pereina į vis laisvesnes darbo formas, ir daugelis tyrimų rodo, kad nuotoliu dirbantys žmonės dirba netgi efektyviau. Žinoma, tai lemia ir asmeninės savybės, ir gyvenimo aplinkybės, tačiau pasitikėjimas darbuotojais yra būtinas norint siekti gerų rezultatų.

Tai tik bendri patarimai, kiekvienu atveju įmonėms galima suteikti individualią konsultaciją pagal jos situaciją ir darbo specifiką.

Rūta Grigolytė, prekės ženklo „Darni komunikacija“ valdytoja

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: